Política de Privacidad

1. Quién es responsable de tus datos

• Sitio web y captación de leads: el responsable es Residentia. Decidimos qué datos de contacto recogemos y para qué (responder tu solicitud, medir campañas).
• Plataforma en el edificio: el responsable del tratamiento es el edificio o la administración (y, cuando aplica, el host de la propiedad), que decide registrar a los huéspedes y visitantes por seguridad y por su reglamento interno. Residentia actúa como encargado del tratamiento: procesamos esos datos por cuenta del edificio, siguiendo sus instrucciones y un contrato de encargo.

Por eso, algunas solicitudes sobre datos de huéspedes las resolvemos junto con el edificio responsable (ver la sección 7).

2. Qué datos tratamos y con qué base legal

a) Datos del sitio web (responsable: Residentia)

• Datos de contacto que nos dejas en el formulario: nombre, correo, teléfono e información del edificio.
• Datos técnicos de navegación (dirección IP, dispositivo, origen de la campaña).

Base legal: tu consentimiento y nuestro interés legítimo en atender tu solicitud y evaluar la efectividad de nuestra difusión.

b) Datos de la plataforma (responsable: el edificio; Residentia como encargado)

• Huéspedes: nombre, tipo y número de documento de identidad, fotografía del documento, datos del vehículo (placa, marca, modelo, color) e indicación de si la persona es menor de edad.
• Mensajes al asistente: las consultas de texto libre que el huésped escribe al asistente del edificio (ver sección 3).
• Acceso al portal del huésped: el código de confirmación de la reserva y los últimos 4 dígitos del teléfono, que sirven como código de acceso.
• Visitantes y garita: nombre y datos del pase de visita, número de documento presentado en garita, registro de entradas/salidas y, cuando el edificio lo determina, listas de acceso restringido.
• Residentes y personal (staff/hosts): identidad de la cuenta de Google (nombre, correo, foto), teléfono y su actividad en la plataforma.
• Amenidades e incidentes: reservas de áreas comunes, y descripción y fotografías de incidentes o llamadas de atención registrados por el personal.

Base legal: el cumplimiento del reglamento del edificio y la relación contractual del alojamiento, junto con el interés legítimo en la seguridad del inmueble y de sus ocupantes. El registro de huéspedes con documento responde a obligaciones del propio reglamento y de la normativa de hospedaje aplicable.

3. Uso de inteligencia artificial (asistente)

El asistente del huésped responde preguntas sobre el edificio (horarios, reglas, amenidades). Para generar las respuestas, los mensajes se procesan con un proveedor de inteligencia artificial (OpenAI). El asistente no solicita datos personales; aun así, como el campo es de texto libre, te pedimos no incluir información sensible. Las conversaciones se conservan por un tiempo limitado (ver sección 5) y no se usan para entrenar modelos de terceros.

4. Con quién compartimos y transferencias internacionales

Compartimos datos únicamente con:

• El personal autorizado del edificio (administración, hosts, seguridad) según su función.
• Proveedores tecnológicos (subencargados) que nos permiten operar la plataforma:
  • Infraestructura y base de datos: DigitalOcean.
  • Almacenamiento de archivos (incluidas las fotos de documentos): Amazon Web Services (S3).
  • Alojamiento del sitio y autenticación: Vercel y Google (inicio de sesión).
  • Asistente con IA: OpenAI.
  • Alertas operativas y de seguridad: Telegram.
  • Registros técnicos y monitoreo: Grafana Cloud.
  • Protección de red: Cloudflare.
• Autoridades, cuando lo exija la ley o un proceso legal.

Varios de estos proveedores operan fuera de Guatemala (principalmente en Estados Unidos), por lo que existe una transferencia internacional de datos. Nos apoyamos en los acuerdos de tratamiento de datos y las cláusulas contractuales estándar que ofrece cada proveedor. No vendemos tus datos personales.

5. Cuánto conservamos tus datos

Conservamos los datos solo el tiempo necesario para su finalidad. En particular:

• Fotografía del documento del huésped: se elimina a los 30 días del check-out (o hasta 6 meses si existe un incidente de seguridad asociado).
• Nombre y número de documento del huésped: se anonimizan a los 12 meses del check-out.
• Mensajes al asistente: se eliminan a los 90 días.
• Pases y registros de visitantes: hasta 6 meses tras su vencimiento; el número de documento capturado en garita se elimina a los 6 meses.
• Incidentes y sus fotografías: hasta 6 meses ligados a la persona; luego se anonimizan.
• Cuentas de staff/hosts/residentes: mientras la cuenta esté activa; tras darla de baja, se anonimiza en un plazo de 30 días.

Algunos edificios pueden fijar plazos más largos cuando su reglamento lo exige.

6. Menores de edad

Damos una protección reforzada a los datos de menores. Cuando un registro corresponde a una persona menor de edad, la plataforma no permite subir ni almacena la fotografía de su documento de identidad. Solo se registran los datos mínimos que el reglamento del edificio requiera, siempre bajo la responsabilidad del adulto que realiza el registro, quien declara haber informado a las personas registradas. No dirigimos el servicio a menores ni recogemos sus datos directamente de ellos.

7. Tus derechos y cómo ejercerlos

Puedes ejercer los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceder a los datos que tratamos sobre ti.
• Rectificar datos inexactos o incompletos.
• Solicitar su eliminación.
• Oponerte a determinados tratamientos o solicitar su limitación.
• Solicitar la portabilidad de tus datos en un formato legible.

Para ejercerlos, escríbenos a hello [at] residentia [dot] app indicando qué derecho deseas ejercer. Como algunos datos de huéspedes y visitantes pertenecen a un edificio responsable, verificaremos tu identidad y, cuando corresponda, coordinaremos con dicho edificio para atender tu solicitud. Durante una estancia activa, el huésped también puede corregir o eliminar sus datos desde el portal.

Usuarios en Guatemala: puedes ejercer el derecho constitucional de habeas data (acceso y rectificación) frente a registros que te conciernen. Usuarios en la Unión Europea: además de los derechos anteriores, tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control de tu país.

8. Cookies y tecnologías de seguimiento

En la plataforma del producto usamos únicamente cookies necesarias para la sesión (inicio de sesión y acceso del huésped) y guardamos preferencias como el idioma o el tema en tu navegador. No usamos cookies de publicidad ni de analítica en el producto.

En este sitio web de marketing usamos, además, herramientas de medición y mejora:

• Meta Pixel y Conversions API (Meta Platforms, Inc.): miden la efectividad de nuestros anuncios en Facebook e Instagram. Instalan cookies propias (como _fbp y _fbc) y comparten con Meta información del evento (por ejemplo, correo y teléfono, siempre encriptados/hasheados, además de IP y datos del navegador). Puedes gestionar tus preferencias en la configuración de anuncios de Meta.
• Guardamos localmente el origen desde el que llegaste (campaña o enlace) para medir qué canales funcionan.

Puedes oponerte rechazando cookies en tu navegador o mediante las opciones de exclusión de cada proveedor.

9. Seguridad y notificación de incidentes

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger tu información: cifrado de los archivos almacenados, acceso restringido por rol, enmascarado de documentos en pantalla y registros de acceso. Si ocurriera una brecha de seguridad que afecte tus datos, lo notificaremos al edificio responsable y, cuando la ley lo exija, a las autoridades y a las personas afectadas, sin dilación indebida.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política ocasionalmente. Los cambios significativos se publicarán en esta página con una nueva fecha y número de versión.

11. Contacto

Para preguntas sobre esta política o sobre cómo tratamos tu información, escríbenos a terms [at] residentia [dot] app.